Lediga jobb som Institutionssekreterare i Luleå

Luleå tekniska universitet är i stark tillväxt med världsledande kompetens inom flera forskningsområden. Vi formar framtiden genom nydanande utbildningar och banbrytande forskningsresultat, och med utgångspunkt i den arktiska regionen skapar vi global samhällsnytta. Vår vetenskapliga som konstnärliga forskning och utbildning bedrivs i nära samarbete med internationella, nationella och regionala företag, offentliga aktörer och ledande universitet. Luleå tekniska universitet omsätter totalt 1,9 miljarder kronor per år. Vi är idag 1 815 anställda och har 19 155 studenter.

De kommande åren investeras mångmiljardbelopp i Norrbotten och Västerbotten i stora projekt som syftar till ett mer hållbart samhälle nationellt så väl som globalt. Luleå tekniska universitet är involverat i flera av dessa högaktuella forskningsprojekt och den samhällsomvandling som följer. Vi har ett brett utbud av utbildningar för att matcha den kompetens som efterfrågas. Vi hoppas att du vill hjälpa oss att bygga framtidens hållbara företag och samhällen.

Vi söker en institutionsadministratör till Institutionen för teknikvetenskap och matematik med placeringsort Luleå. Du kommer att ingå i en administrativ grupp med 27 medarbetare i Luleå och Skellefteå. Den administrativa gruppen utgör en gemensam resurs för hela institutionen med syfte att ge administrativt stöd till institutionens prefekt, avdelningschefer, ämnesföreträdare, forskare, lärare, forskarstuderande och studenter. Du kommer att ingå i ett nätverk tillsammans med andra institutionsadministratörer och tillsammans arbetar ni för att utveckla och upprätthålla gemensamma rutiner och arbetssätt.

Arbetsuppgifter
Som institutionsadministratör arbetar du främst med ansvar för institutionens diarium och registratur, forskarutbildningsadministration, granskning av reseräkningar, inköp och beställningar samt intern information och kommunikation i samverkan med institutionens kommunikatör.

Kvalifikationer
För befattningen krävs utbildning inom administration och/eller handläggning av ärenden. Meriterande är om du har akademisk utbildning inom området. Det är även meriterande om du tidigare arbetat med liknande arbetsuppgifter inom en myndighet. För arbetet krävs god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska och engelska. Du är självgående, tar ett stort ansvar för dina arbetsuppgifter, är intresserad av och har förmåga att arbeta med utveckling av rutiner och arbetssätt. Rollen innebär samarbete med övriga institutionsadministratörer inom Institutioner för teknikvetenskap och matematik samt samverkan med många olika parter och du ska ha förmåga att skapa goda kontakter med olika intressenter. Då ditt arbete är ett servicearbete kommer vi att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper och förmåga att kunna möta lärare, forskare och ledning i situationer där man periodvis arbetar under tidspress.

Omfattning
Tjänsten är en tillsvidareanställning i Luleå. Tillträde snaraste eller enligt överenskommelse.

Ytterligare information
Vid frågor om tjänsten vänligen kontakta administrativ chef Håkan Dahlqvist, 073-533 6650 [email protected].

Fackliga företrädare: SACO-S Kjell Johansson, 0920-49 1529 [email protected] eller OFR-S Marika Vesterberg, 0920-49 1721 [email protected]

Ansökan
Vi ser helst att du söker befattningen via ansökningsknappen nedan där du bifogar personligt brev samt CV/meritförteckning och examensbevis. Var vänlig och märk din ansökan med referensnumret nedan. Ansökan samt examensbevis måste vara skrivna på svenska eller engelska.

Sista ansökningsdag: 28 mars 2023
Referensnummer: 1242-2023 Visa mindre

Luleå tekniska universitet är i stark tillväxt med världsledande kompetens inom flera forskningsområden. Vi formar framtiden genom nydanande utbildningar och banbrytande forskningsresultat, och med utgångspunkt i den arktiska regionen skapar vi global samhällsnytta. Vår vetenskapliga som konstnärliga forskning och utbildning bedrivs i nära samarbete med internationella, nationella och regionala företag, offentliga aktörer och ledande universitet. Luleå tekniska universitet omsätter totalt 1,9 miljarder kronor per år. Vi är idag 1 815 anställda och har 19 155 studenter.

De kommande åren investeras mångmiljardbelopp i Norrbotten och Västerbotten i stora projekt som syftar till ett mer hållbart samhälle nationellt så väl som globalt. Luleå tekniska universitet är involverat i flera av dessa högaktuella forskningsprojekt och den samhällsomvandling som följer. Vi har ett brett utbud av utbildningar för att matcha den kompetens som efterfrågas. Vi hoppas att du vill hjälpa oss att bygga framtidens hållbara företag och samhällen.



Vi söker ett ledningsstöd till Institutionen för samhällsbyggnad och naturresurser. Institutionen har ca 400 anställda, vi har 18 olika forskningsämnen som är organiserade i åtta avdelningar. Institutionen leds av en prefekt med en ledningsgrupp som stöd.

Befattningen kommer ingå i en administrativ enhet med 25 medarbetare som leds av en administrativ chef. Den administrativa enheten utgör en gemensam resurs för hela institutionen med syfte att ge administrativt stöd till institutionens prefekt, huvudutbildningsledare, avdelningschefer, ämnesföreträdare och medarbetare.

Du arbetar som administrativt ledningsstöd samt koordinerar och samordnar uppgifter till institutionsledningen. Dina arbetsuppgifter kommer bland annat bestå av att:

- Stötta institutionsledningen i planering och förutsättningar för operativ ledning av verksamheten
- Självständigt sammanställa och bereda material samt ta fram beslutsunderlag för verksamhetsplaner enligt årscykel
- Koordinera och samordna uppgifter till institutionsledningen
- Kvalitetssäkra underlag inför beslut
- Dokumentation av uppföljning

Tjänsten kräver engagemang, noggrannhet, omdöme och god förmåga att kommunicera. I tjänsten ingår administrativa och förvaltande uppgifter samt mindre utredningsuppdrag. Du ska även bidra till en kontinuerlig kvalitetssäkring och utveckling av rutiner.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har relevant utbildning för tjänsten eller motsvarande dokumenterad kompetens. Vi vill att du har erfarenhet av administrativt arbete och ledningsstöd, och är service- och lösningsinriktad. Arbetet innehåller en bredd av uppgifter, och vi vill att du har förmåga arbeta med olika sorters uppgifter parallellt.

Du är ansvarsfull och ordningsam samt har öga för att se möjligheter till förbättring och effektivisering, där du bidrar till ett ständigt förbättrings- och förändringsarbete. Goda IT-kunskaper är en förutsättning och du ska ha erfarenhet av att arbeta med Officepaketet, framför allt Outlook, Word, Powerpoint och Excel.

Du är en god kommunikatör och har en väldigt god förmåga att utrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska. Du har förmåga att skapa goda kontakter med olika intressenter, van att prioritera samt tar egna initiativ. Att hålla god ordning och reda, skapa tydlig struktur och kvalitetssäkrade processer är en naturlig del i ditt arbete.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper som god samarbetsförmåga, stor känsla för service och hög personlig integritet. Du är självständig, noggrann och ansvarskännande.

Omfattning och ort
Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid med placering i Luleå. Provanställning kan komma att tillämpas.

Ytterligare information
Vid frågor om tjänsten vänligen kontakta Lise-Lotte Martinsson-Ekman, administrativ chef, 0920–49 2416.

Fackliga företrädare:SACO-S Kjell Johansson 0920-49 1529 [email protected] och OFR-S Marika Vesterberg, 0920-49 1721 [email protected]

Ansökan
Vi ser helst att du söker befattningen via ansökningsknappen nedan där du bifogar personligt brev samt CV/meritförteckning och examensbevis. Var vänlig och märk din ansökan med referensnumret nedan. Ansökan samt examensbevis måste vara skrivna på svenska eller engelska.

Sista ansökningsdag: 8 januari 2022
Referensnummer: 4969-2022 Visa mindre

Luleå tekniska universitet är i stark tillväxt med världsledande kompetens inom flera forskningsområden. Vi formar framtiden genom nydanande utbildningar och banbrytande forskningsresultat, och med utgångspunkt i den arktiska regionen skapar vi global samhällsnytta. Vår vetenskapliga som konstnärliga forskning och utbildning bedrivs i nära samarbete med internationella, nationella och regionala företag, offentliga aktörer och ledande universitet. Luleå tekniska universitet omsätter totalt 1,8 miljarder kronor per år. Vi är idag 1 770 anställda och har 17 200 studenter.

De kommande åren investeras mångmiljardbelopp i Norrbotten och Västerbotten i stora projekt som syftar till ett mer hållbart samhälle nationellt så väl som globalt. Luleå tekniska universitet är involverat i flera av dessa högaktuella forskningsprojekt och den samhällsomvandling som följer. Vi har ett brett utbud av utbildningar för att matcha den kompetens som efterfrågas. Vi hoppas att du vill hjälpa oss att bygga framtidens hållbara företag och samhällen.



Vi söker nu en institutionsadministratör till Institutionen för teknikvetenskap och matematik. Anställningen är tillsvidare med placeringsort Luleå. Som institutionsadministratör kommer du att ingå i en administrativ grupp som leds av en administrativ chef. Den institutionsadministrativa gruppen består av 5 medarbetare och totalt sett består den administrativa gruppen av 28 medarbetare placerade i Luleå och Skellefteå, som arbetar med ekonomi, utbildnings- och institutionsadministration. Den administrativa gruppen utgör en gemensam resurs för hela institutionen med syfte att ge administrativt stöd till institutionens prefekt, avdelningschefer, ämnesföreträdare, forskare, lärare, forskarstuderande och studenter.

Du kommer att ingå i ett nätverk tillsammans med andra institutionsadministratörer. Ni arbetar tillsammans för att utveckla och upprätthålla gemensamma rutiner och arbetssätt.

Som institutionsadministratör arbetar du främst med personalrelaterade frågor inom institutionen. Arbetet innebär administration och handläggning vid rekrytering, förlängning av anställningar, skatte- och migrationsärenden, intermittenta anställningar samt avtalsadministration. I arbetet ingår även introduktion av nyanställda, inköp och beställningar, personalinformation och granskning av reseräkningar i vårt reseräkningssystem Tur & Retur. Du arbetar även med viss registrering i vårt ärendehanteringssystem Platina. Övriga arbetsuppgifter exempelvis administration av lic- och doktorsexamina kan förekomma. I din roll kommer du ha mycket kontakt med avdelningschefer och ämnesföreträdare och även fungera som kontaktperson mellan den centrala HR-enheten och institutionen.

Kvalifikationer
För befattningen krävs högskoleexamen inom PA-området eller annan likvärdig utbildning samt erfarenhet av HR arbete. Meriterande är om du tidigare arbetat med liknande arbetsuppgifter inom en myndighet. Du ska vara en van datoranvändare med god förmåga att använda många olika datorbaserade administrativa verktyg. För arbetet krävs god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska och engelska.

Du har god samarbetsförmåga och stor känsla för service tillsammans med ett gott ordningssinne. Du är självgående, tar ett stort ansvar för dina arbetsuppgifter, är intresserad av och har förmåga att arbeta med utveckling av rutiner och arbetssätt. Rollen innebär samverkan med många olika parter och du ska ha förmåga att skapa goda kontakter med olika intressenter. Ditt arbete är ett servicearbete och vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper och förmåga att kunna möta lärare, forskare och ledning i situationer där man periodvis arbetar under tidspress.

Omfattning och ort
Tjänsten är tillsvidare på heltid. Provanställning kan komma till tillämpas. Tillträde snarast eller enligt överenskommelse.

Ytterligare information
Lämnas av administrativ chef Birgitta Karlberg 0920 –49 39 10, [email protected].

Fackliga företrädare: SACO-S Kjell Johansson, 0920-49 1529 [email protected] eller OFR-S Marika Vesterberg, 0920-49 1721
[email protected]

Ansökan
Vi ser helst att du söker befattningen via ansökningsknappen nedan där du bifogar personligt brev samt CV/meritförteckning och examensbevis. Var vänlig och märk din ansökan med referensnumret nedan. Ansökan samt examensbevis måste vara skrivna på svenska eller engelska.

Sista ansökningsdag: 24 januari, 2022

Referensnummer: 7-2022 Visa mindre