Lediga jobb VD-sekreterare Luleå

Exekutive assistent

Ansök

Presentation av tjänsten Vill du vara navet i ledningens och styrelsens arbete och bidra till att skapa struktur, kvalitet och effektivitet i beslutsprocesser? Vi söker en erfaren och självgående person som kan ge professionellt stöd till vår VD, styrelse och ledningsgrupp i en verksamhet som är i fortsatt utveckling. Rollen kräver prestigelöshet och förmåga att växla mellan olika nivåer – ena stunden kan du samordna en styrelseprocess, nästa stund förbere... Visa mer

Presentation av tjänsten Vill du vara navet i ledningens och styrelsens arbete och bidra till att skapa struktur, kvalitet och effektivitet i beslutsprocesser? Vi söker en erfaren och självgående person som kan ge professionellt stöd till vår VD, styrelse och ledningsgrupp i en verksamhet som är i fortsatt utveckling.
Rollen kräver prestigelöshet och förmåga att växla mellan olika nivåer – ena stunden kan du samordna en styrelseprocess, nästa stund förbereda fika inför en intern aktivitet. Här får du arbeta nära beslutsfattare, vara involverad i både strategiska frågor och praktiska arrangemang, och skapa förutsättningar för att Lulebo når sina mål.
Du kommer även att arbeta med uppgifter i linje med en ledningskoordinator, där fokus ligger på att kartlägga, implementera och följa upp processer samt genomföra utredningar.
Om jobbet I den här rollen blir du en nyckelperson för att skapa struktur och kvalitet i mötes- och beslutsprocesser, samt för att säkerställa att viktiga ärenden hanteras effektivt. Arbetet spänner över både strategiska och praktiska moment samt kräver stor flexibilitet.
Utöver ditt arbete som stöd till VD, ledning och styrelse kommer du även att ta ansvar för uppgifter i linje med en ledningskoordinator. Det innebär att du aktivt bidrar till bolagets utvecklingsarbete, med fokus på att kartlägga, utveckla och följa upp processer samt medverka i utredningar. Även om du inte själv äger processerna blir din roll central i att skapa tydligare, effektivare och mer enhetliga arbetssätt i hela organisationen.
I arbetsuppgifterna ingår bland annat att:

Planera, samordna och följa upp ledningsgruppens arbete och årsplan.

Hantera VD och styrelsens processer, inklusive kallelser, dagordningar, protokoll och dokumenthantering.

Sköta VD:s kalender, administration och prioritering av ärenden.

Förbereda beslutsunderlag, presentationer och rapporter.

Fungera som kontaktpunkt mot styrelse, politiker, samarbetspartners och nyckelintressenter.

Praktiskt förbereda möten och arrangemang, beställa och ställa fram fika samt hantera enklare logistik vid interna aktiviteter.

Ge stöd till ledningsgruppen i form av ad hoc-uppgifter.

Kartlägga, utveckla och följa upp arbetsprocesser för att skapa tydligare och mer enhetliga arbetssätt.

Delta i utredningar och ta fram rapporter och beslutsunderlag som stöd för VD och ledning.

Din profil Vi söker dig som har flerårig erfarenhet av att arbeta nära högsta ledning eller i en roll med liknande karaktär. Du är strukturerad, proaktiv och lösningsorienterad med förmåga att skapa förtroendefulla relationer på alla nivåer.
Du trivs i en varierad roll där du förväntas kunna ta ansvar för kvalificerade processer och samordning, men också genomföra enklare praktiska uppgifter när det behövs. Din integritet, flexibilitet och prestigelöshet är avgörande för att lyckas.
I vår rekrytering lägger vi stor vikt vid personliga kompetenser och att du passar in i vår verksamhet.
Krav och meriter För att lyckas i rollen ser vi att du har:

Relevant bakgrund och/eller eftergymnasial utbildning inom administration, kommunikation, statsvetenskap, ekonomi eller motsvarande erfarenhet från liknande arbete.

Minst 3 års erfarenhet från liknande roll.

Mycket god organisations- och prioriteringsförmåga.

Erfarenhet av processledning och samordning i komplexa organisationer.

Hög IT-vana (inklusive erfarenhet av Office 365, digitala mötessystem samt digitala dokument- och ärendehanteringssystem).

Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

B-körkort.

Varför Lulebo? Hos oss får du mer än ett jobb – du blir en del av en samhällsviktig verksamhet. Vi skapar trygga och attraktiva boendemiljöer där människor trivs, växer och känner sig hemma.
Ansökan
Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med arbetstider 08:00–17:00. Vi tillämpar provanställning på sex månader.
Sista ansökningsdag är den 15 oktober 2025. Ansökan lämnas via formuläret på lulebo.se. Vi tar endast emot ansökningar via vår hemsida.
För frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen, kontakta:

Madelene Hansson, HR-chef, 0920–23 67 54, [email protected]

Lulebo har gjort medieval för denna rekrytering och undanber därför all kontakt med annonssäljare eller andra säljare av rekryteringstjänster eller liknande tjänster.
Varmt välkommen med din ansökan! Visa mindre

Ansök

Verksamhetssamordnare till Luleå Kommunföretag

Ansök

Vi söker en serviceinriktad och strukturerad Verksamhetssamordnare med starka organisatoriska och administrativa färdigheter. Luleå Kommunföretag AB, ägs till 100 % av Luleå kommun, och är ett holdingbolag för de helägda kommunala dotterbolagen. Luleå Kommunföretag AB har en central och koncernstrategisk roll i kommunen med huvudsaklig uppgift att ansvara för en aktiv ägarstyrning av dotterbolagen, utveckla effektiviteten och optimera resultatnivån i bol... Visa mer

Vi söker en serviceinriktad och strukturerad Verksamhetssamordnare med starka organisatoriska och administrativa färdigheter.

Luleå Kommunföretag AB, ägs till 100 % av Luleå kommun, och är ett holdingbolag för de helägda kommunala dotterbolagen.

Luleå Kommunföretag AB har en central och koncernstrategisk roll i kommunen med huvudsaklig uppgift att ansvara för en aktiv ägarstyrning av dotterbolagen, utveckla effektiviteten och optimera resultatnivån i bolagskoncernen och verka för att dotterbolagens verksamhetsplaner styr mot kommunens övergripande mål.

Luleå kommunföretag söker en strukturerad och erfaren Verksamhetssamordnare som trivs i en stödjande och koordinerande roll, med förmågan att identifiera och genomföra nödvändiga uppgifter. I denna roll kommer du att arbeta nära VD och fungera som en nyckelperson i uppföljning samt ge stöd i olika arbetsuppgifter. Tjänsten erbjuder en bred och varierad arbetsbeskrivning där du bland annat ansvarar för planering, stöd och att frigöra tid för VD att fokusera på kärnverksamheten. Du ser till att förutsättningar inför möten är på plats samt hanterar administrativa uppgifter, koordinering och dokumentation. Dessutom kommer du att arbeta i samverkan med kommunen i frågor kopplade till den politiska processen och fungera som en länk mellan kommunen och dotterbolagen.

Exempel på arbetsuppgifter i rollen:

• Ansvara för kalenderhantering samt koordinering och planering av aktiviteter
• Boka resor, möten, evenemang och andra relevanta arrangemang.
• Förbereda mötesmaterial och föra protokoll vid möten.
• Utföra löpande administrativa uppgifter.
• Skapa presentationsmaterial, förbereda styrelsemöten och strukturera agendor.
• Kontinuerligt granska och säkerställa kvaliteten på bolagens styrdokument.
• Löpande följa upp och samla in information om bolagens interna kontroll samt stödja koncernens utveckling av denna

Din profil
Vi söker dig som har avslutad gymnasial utbildning och flerårig erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, exempelvis som verksamhetskoordinator eller verksamhetsstöd. Erfarenhet från offentlig verksamhet är meriterande, likaså ekonomisk kompetens eller erfarenhet.

För att trivas i rollen är du en prestigelös person med hög integritet, som har förmågan att ta egna initiativ och arbeta självständigt. Du är lyhörd, har god samarbetsförmåga och trivs med att ta ansvar och skapa struktur. Med en blick för både detaljer och helhet, strävar du efter att leverera hög kvalitet inom utsatt tid och driva arbetsuppgifter i mål. Även om du arbetar bra självständigt, uppskattar du samarbete och bidrar med ditt utåtriktade sätt till att bygga förtroende och goda relationer.

Du har en stark kommunikativ förmåga, både skriftligt och muntligt, på svenska och engelska, och behärskar Officepaketet väl. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Denna rekryteringsprocess hanteras av StudentConsulting. Vid eventuella frågor om processen, vänligen kontakta StudentConsultings rekryteringskonsult Veronica Nylund direkt via e-post på [email protected].

Sista ansökningsdag: 2024-09-29.

Om företaget
Mångfaldigt prisbelönta StudentConsulting är ett av Skandinaviens största och ledande rekryterings- och bemanningsföretag med fokus på studenter, akademiker och yrkesutbildade. Tack vare ett stort nätverk och lång erfarenhet har vi tillsatt över 20 000 jobb det senaste året. Vi erbjuder intressanta och utmanande tjänster på både hel- och deltid inom områden som IT, teknik, ekonomi, administration, HR, marknadsföring, kundtjänst, försäljning, industri, produktion, logistik och transport. Hitta din framtid på www.studentconsulting.com Visa mindre

Ansök

VD-assistent

Ansök

Vattenfall Vattenkraft söker nu en VD-assistent till Luleå. Detta är en tjänst för dig som vill ha ett varierande arbete där fokus ligger på koordinering, struktur och kommunikation. Som assistent till Vattenfall Vattenkrafts VD erbjuds du ett självständigt och omväxlande arbete i en dynamisk miljö. De viktigaste arbetsuppgifterna är framför allt att bistå VD och ledning med planering och samordning av möten, förbereda material, presentationer, utskick, b... Visa mer

Vattenfall Vattenkraft söker nu en VD-assistent till Luleå. Detta är en tjänst för dig som vill ha ett varierande arbete där fokus ligger på koordinering, struktur och kommunikation.
Som assistent till Vattenfall Vattenkrafts VD erbjuds du ett självständigt och omväxlande arbete i en dynamisk miljö. De viktigaste arbetsuppgifterna är framför allt att bistå VD och ledning med planering och samordning av möten, förbereda material, presentationer, utskick, boka resor och konferenser.
I rollen ingår en hel del administrativa uppgifter och ett stort ansvar för planering, genomförande av evenemang och andra aktiviteter. Du kommer även arbeta med viss processutveckling och projektledning.
Vi söker dig som har några års erfarenhet av administrativt arbete i en assisterande/koordinerande roll. Det är meriterande om du har arbetat med assistentarbete på ledningsnivå eller motsvarande.
Din bakgrund
Du har akademisk utbildning från universitet eller högskola, eller annan relevant eftergymnasial utbildning. Du behöver ha mycket bra IT-vana och god erfarenhet av MS Office, du kan exempelvis skapa såväl presentationsmaterial som rapporter.
Du är serviceinriktad och har både intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra. Du trivs i en miljö med stundtals högt tempo och krav på ordning och reda. Du har ett strukturerat arbetssätt karaktäriserat av professionalism, initiativrikedom och flexibilitet. Du är van vid att arbeta självständigt och med stor integritet. Du lyssnar aktivt och har utmärkta kommunikativa egenskaper, både i tal och skrift (svenska och engelska). Resor förekommer, B-körkort är ett krav.
Placeringsort
Luleå
Kontaktpersoner
Har du frågor om tjänsten kontakta HR-chef Anette Sundström. Fackliga företrädare är Anneli Jönsson Ledarna, Samuel Jernlif Unionen, Magnus Nilsson Akademikerna och Anders Karlström SEKO. Alla nås via Vattenfalls växel, 08-739 50 00.
Känns det här som ett jobb för dig?
För att förverkliga målet om ett fossilfritt liv behöver vi ta vara på olika perspektiv, erfarenheter och färdigheter. Vi behöver tänkare, skapare, utvecklare, problemlösare och en lång rad andra roller med en sak gemensamt - att alla bidrar med sin unika talang och frigör just sina superkrafter i teamet. Vi arbetar mot vårt gemensamma mål i en förstklassig arbetsmiljö där alla ska få känna sig jämlika och inkluderade.
Välkommen med din ansökan via vår annons på Vattenfalls karriärsidor senast den 14 december, 2022.
Vi är övertygade om att mångfald bidrar till att bygga ett mer lönsamt och tilltalande företag och strävar efter att vara goda förebilder när det gäller mångfald. Vattenfall arbetar aktivt för att alla anställda ska ha samma möjligheter och rättigheter oavsett ålder, etnisk eller kulturell bakgrund, könsidentitet och könsuttryck, religion/tro, sexuell läggning eller funktionsförutsättning.
Vattenfall Vattenkraft är en del av Sveriges samhällskritiska infrastruktur, därmed är många av våra tjänster säkerhetsklassade. Är tjänsten du söker säkerhetsklassad kommer, i enlighet med säkerhetsskyddslagen, registerkontroll och säkerhetsintervju genomföras innan anställning.
Vattenfall Vattenkraft ansvarar för Vattenfalls 90 vattenkraftverk och ca 300 dammar i Norden. Vi är ca 500 medarbetare i Sverige och Finland. Vattenkraftens förnybara elproduktion är en förutsättning för att skapa ett klimatsmart och fossilfritt samhälle där vi spelar en viktig roll som möjliggörare för framtidens hållbara energisystem. Vår produktion motsvarar ca 25 % av Sveriges totala elbehov. För att leverera hög tillgänglighet i vår produktion behöver vi ständigt utmana oss själva, utveckla våra arbetssätt och ta tillvara digitala möjligheter. Du blir en viktig del i det arbetet! Visa mindre

Ansök

Verksamhetskoordinator till Luleå Hamn

Ansök

Luleå Hamn är Luleås och Norrbottens hållbara länk till världen. Vi är en stolt samhällsbyggare och en viktig möjliggörare för industrin, näringslivet och livet i norr. Vi jobbar inte minst för att Luleå ska vara en livskraftig sjöfartsstad även för kommande generationer. Det är vi stolta över att få göra. Välkommen till alla tiders hamn i Luleå. En växande hamn för framtiden Luleå Hamn är Sveriges tredje största transporthamn och omsätter drygt 8,5 mi... Visa mer

Luleå Hamn är Luleås och Norrbottens hållbara länk till världen. Vi är en stolt samhällsbyggare och en viktig möjliggörare för industrin, näringslivet och livet i norr. Vi jobbar inte minst för att Luleå ska vara en livskraftig sjöfartsstad även för kommande generationer. Det är vi stolta över att få göra. Välkommen till alla tiders hamn i Luleå.

En växande hamn för framtiden

Luleå Hamn är Sveriges tredje största transporthamn och omsätter drygt 8,5 miljoner ton gods varje år. Mellan 2020 och 2030 beräknas dock godshanteringen trefaldigas och antalet anlöpande fartyg mer än fördubblas; allt för att möta industrins hållbara tillväxt i norr. Samtidigt kommer godstyperna troligen bli fler. Det sker i takt med att hamnen moderniseras och digitaliseras, men inte minst i takt med att Norrbottens industrier utvecklas i en riktning mot mer lokal förädling. Trots isbeläggning från januari till maj är hamnen öppen och i full drift året om. Tack vare våra statliga isbrytare, och våra egna isbrytande bogserbåtar, kan vi alltid vara tillgängliga för Norrbotten och omvärlden, tjock is som öppet vatten.

Bli en av oss

Vår arbetsplats sträcker sig från våra hamnar, kontor och kajer till skärgården och havet. Jobbet vi gör skapar värde för såväl Luleå och Norrbotten som världen bortom horisonten. Det är en spännande tid att jobba för hamnen i Luleå! Just nu formar vi framtidens hamn. Vi växer och utvecklas i en rasande fart och en hållbar riktning, men allting förändras inte. Vi kommer alltid tro på att vara en schysst arbetsgivare och en trygg arbetsplats där vi stöttar varandra i vått och torrt, på land som till sjöss. Bli en av oss och bidra till en livskraftig framtid i Luleå och Norrbotten!

Arbetet som Verksamhetskoordinator

Som verksamhetskoordinator på Luleå Hamn kommer du från dag ett att befinna dig mitt i den utvecklingsresa som Luleå Hamn har gett sig ut på.

I centrum för rollen står medverkan och praktiskt stöd som bidrar till verksamhetens utveckling och hamnens ständigt pågående förändring. Som verksamhetskoordinator utgör du stöd och support för VD och övrig ledningsorganisation. Du kommer också att vara involverad och ansvara för både egna projekt och medverka i mer övergripande projekt och utvecklingsfrågor. Du behöver därför vara duktig på att självständigt planera, genomföra och följa upp ditt eget arbete och ansvarsområden.

Löpande administrativa arbetsuppgifter och samordning av olika slag och former är en del av uppdraget. Du kommer exempelvis att samla in underlag, göra sammanställningar, uppföljningar och hålla ihop det som ska rapporteras till exempelvis myndigheter och instanser. Du kommer att arbeta med kvalitetsfrågor och vårt kvalitetssystem.

Personliga egenskaper och kompetenser

För att trivas i rollen behöver du ha ett prestigelöst förhållningssätt, eftersom arbetsuppgifterna varierar mellan allt från mötesbokningar till årliga uppföljning och långsiktiga projekt.
Du behöver ha (eller kunna skapa) dig en förståelse för verksamheten, och ha förmåga att se och arbeta utifrån ett helhetsperspektiv.
Du jobbar strukturerat och metodiskt, och kan självständigt prioritera behovet av att växla mellan olika arbetsuppgifter och händelser på både kort och långt sikt.
Du är kommunikativ i både tal och skrift, och får gärna ha tidigare erfarenhet av att föra mötesanteckningar och mer formella protokoll från exempelvis verksamhets- och styrelsemöten. Eftersom vi har samverkan och kommunikation med många utländska entreprenörer och kontakter krävs att både svenska och engelska behärskas.

Utbildning och erfarenhet

Du har utbildning på eftergymnasial nivå, på högskola/universitet eller yrkeshögskola. Din utbildning kan exempelvis vara inriktad mot administration, ekonomi, eller kommunikation. Du kan också ha motsvarande yrkeserfarenhet som bedöms likvärdig.
Du har minst 3-5 års arbetslivserfarenhet.
Om du har arbetat i Stratsys eller motsvarande verksamhetssystem ser vi det som meriterande.
Du har B-körkort

Därför ska du jobba för Luleå Hamn

• Vi utvecklas! Det händer otroligt mycket just nu! Vi är en hamn och arbetsplats som just nu växer och moderniseras som aldrig förr, som breddar sitt erbjudande och utvecklar hela verksamheten i en hållbar och digital riktning.
• Vi ska må bra! Luleå Hamn är en schysst och trygg arbetsgivare. Här stöttar vi varandra i vårt dagliga jobb och sätter vårt välmående och vår säkerhet högst upp på dagordningen.
• Vi samarbetar! I nära samarbete med näringslivet, myndigheter, globala kunder, rederier och systerhamnar runt Östersjön, utvecklar vi oss själva, vår hamn och världens sjöfart.
• Vi skapar värde! Luleå Hamn är en stolt samhällsbyggare som skapar förutsättningar för hållbar, regional tillväxt och ett livskraftigt Luleå och Norrbotten.

Övrig information om tjänsten

Sista ansökningsdag är den 1 augusti. Vi som jobbar med rekryteringen kommer efter ansökningstidens slut att påbörja urvalsarbetet. Du som söker kommer därefter att uppdateras löpande om processen via e-post.

Anställningsform: Tillsvidareanställning, provanställning kan tillämpas
Arbetstid: Heltid
Lönevillkor: Individuell lönesättning
Placeringsort: Luleå
Tillträde: Snarast eller enligt överenskommelse

Observera att vi inte tar emot ansökningar via e-post. Är du intresserad och har frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen kan du kontakta rekryteringsansvarig Lovisa Rosén, [email protected] eller 070-536 95 42.
Varmt välkommen med din ansökan! Visa mindre

Ansök

Chefsassistent till internationellt bolag

Ansök

Gillar du varierande arbetsuppgifter och redo för nya utmaningar? Poolia söker en Manager Assistant till välkänt bolag. Tjänsten är ett konsultuppdrag med start så snart som möjligt. Urval och intervjuer sker löpande – välkommen med din ansökan redan idag! Om tjänsten Som Manager Assistant kommer du att stötta VD och business controller i deras dagliga arbete. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är administrativt stöd, jobba i olika system med sammanställn... Visa mer

Gillar du varierande arbetsuppgifter och redo för nya utmaningar? Poolia söker en Manager Assistant till välkänt bolag. Tjänsten är ett konsultuppdrag med start så snart som möjligt. Urval och intervjuer sker löpande – välkommen med din ansökan redan idag!

Om tjänsten
Som Manager Assistant kommer du att stötta VD och business controller i deras dagliga arbete. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är administrativt stöd, jobba i olika system med sammanställningar , grafer och diagram.

Vidare kommer du att:

• övervaka, svara och delegera inkommande mail och telefonsamtal
• förbereda inför möten och bistå med framtagning av material
• redovisningssystemet, excel
• digital dokumenthantering

Det kan även bli aktuellt att arbeta med orderhantering och projektadministration/uppföljning.

Vem är du?
Vi söker dig som har gymnasieutbildning och som gärna har erfarenhet av att arbeta i en likande roll. Du har god kunskap i MS Office och speciellt inom PowerPoint och Excel. Eftersom vår kund är verksam inom en global och flexibel miljö är det viktigt att du trivs med detta och är flytande i svenska samt engelska i såväl tal som i skrift.

Som person är du kommunikativ, relationsbyggande och du har en hög integritet. Du är van vid att ha många kontakter och har förmågan att kommunicera med alla nivåer inom en organisation samt med externa kontakter. Du behöver även vara bekväm med att vara självständig och ta mycket egna initiativ inom ditt ansvarsområde.

Om verksamheten
Konsultrollen passar dig som på kort tid vill skaffa dig bred erfarenhet. Vi erbjuder dig chansen att arbeta på populära arbetsplatser med välkända varumärken där du kan utveckla din kompetens och bredda ditt CV. Du kommer att trivas som konsult om du söker en värld av spännande uppdrag och nya kontaktnät. Vid din sida har du din konsultchef som agerar bollplank och stöttar dig i att lyckas på dina uppdrag. Vi vill att du ska må bra och trivas med oss på Poolia. Därför erbjuder vi dig friskvårdsbidrag, rabatter på olika träningsanläggningar och ordnar regelbundet sociala aktiviteter. Självklart omfattas din anställning på Poolia av kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension samt företagshälsovård.

Varmt välkommen med din ansökan. Urval sker löpande, ansök därför redan idag genom att klicka på ansök på https://www.poolia.se.

Poolia är ett registrerat rekryterings och bemanningsföretag, vi är auktoriserade av Kompetensföretagen och har kvalitetssäkrade processer och rutiner. Visa mindre

Ansök

Lediga jobb som VD-sekreterare i Luleå

Exekutive assistent

Verksamhetssamordnare till Luleå Kommunföretag

VD-assistent

Verksamhetskoordinator till Luleå Hamn

Chefsassistent till internationellt bolag